Secrétaires (sauf domaines juridique et médical) (CNP 1241)

Description

Les secrétaires effectuent des tâches administratives pour épauler les gestionnaires et les professionnels dans le travail de bureau. Ils travaillent dans les secteurs privé et public.

Retour au haut

Exemples de titres

secrétaire
secrétaire de direction
secrétaire particulier/secrétaire particulière
secrétaire technique

>> Consulter toutes les appellations d'emploi

Retour au haut

Classifié ailleurs

Adjoints/adjointes de direction (1222)
Directeur/directrice de bureau (voir 1221 Agents/agentes d'administration)
Rapporteurs/rapporteuses judiciaires et transcripteurs médicaux/transcriptrices médicales (1244)
Secrétaires juridiques (1242)
Secrétaires médicaux/secrétaires médicales (1243)

Retour au haut

Fonctions

Les secrétaires exercent une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :

préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et autres documents connexes à partir de notes sténographiques, dictées ou manuscrites;
ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
formuler et mettre en ouvre les modes de fonctionnement du bureau;
accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne appropriée;
consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
établir les itinéraires des voyages et faire les réservations nécessaires;
compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et autres renseignements et effectuer, si nécessaire, des recherches;
surveiller et former, s'il y a lieu, d'autres employés en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'exploitation de logiciels courants.

Retour au haut

Compétences

Les secrétaires doivent posséder les qualités suivantes :

avoir envie d'aider les gens et d'organiser leur travail;
avoir d'excellentes aptitudes d'organisation et de gestion du temps;
posséder un bon esprit d'analyse et une grande capacité de résolution des problèmes;
être capable de travailler seul ou en équipe;
avoir d'excellentes relations interpersonnelles;
savoir bien s'exprimer verbalement et par écrit et maîtriser l'orthographe, la ponctuation et la grammaire;
savoir s'adapter à différents milieux de travail et différentes technologies;
être capable d'assumer des responsabilités et de prendre des initiatives;
faire preuve de tact, de jugement et d'intégrité;
comprendre son entreprise ou son organisation;
être capable de travailler sous pression et de respecter les échéances;
connaître une deuxième langue peut être utile;
savoir se servir d'un logiciel de traitement de texte, d'un chiffrier électronique, d'une base de données et d'un logiciel de présentation.

Retour au haut

Conditions d'accès à la profession

Un diplôme d'études secondaires est exigé. Un programme collégial d'un ou deux ans en secrétariat ou de l'expérience dans le travail de bureau est habituellement exigé.

Retour au haut

Conditions d'emploi

Les secrétaires travaillent généralement dans un environnement de bureau, la plupart durant les heures normales de bureau, bien qu'à l'occasion certaines tâches exigent du travail le soir ou la fin de semaine. La majorité des secrétaires travaillent à temps plein (71 %).

Retour au haut

Rémunération

24 600 $ (annuel) - départ

36 400 $ (annuel) - moyen

48 300 $ (annuel) - haut

On revoit annuellement ou plus fréquemment les revenus si de nouvelles informations deviennent disponibles.

Retour au haut

Études / Formation

Le collège communautaire Assiniboine, l'École technique et professionnelle, le collège Red River et le Collège universitaire du Nord offrent des programmes menant à un diplôme ou un certificat en administration des affaires ou administration de bureau.
Les établissements professionnels privés suivants du Manitoba ont des programmes dans le domaine : Académie du savoir (Academy of Learning Brandon, Dauphin, South, Winnipeg et Swan River), Anokiiwin Training Institute, CDI College, Herzing College, Robertson College, Patal Vocational Preparatory Schools, Winnipeg Technical College et Yellowquill College.
Il y a des écoles secondaires du Manitoba qui ont un programme d'études commerciales.

Retour au haut

Perspectives

Les perspectives d'emploi pour les secrétaires sont bonnes pour la période de 2010 à 2014. On estime à 6690 le nombre de personnes employées dans ce groupe au Manitoba en 2010.

La bureautique, notamment l'utilisation des ordinateurs par les gestionnaires et les employés professionnels, ainsi que l'adoption du courrier électronique comme mode de communication écrite privilégié ont presque éliminé le besoin de secrétaires pour effectuer les tâches de dactylographie et d'entrée au clavier. Les appareils de communication personnelle et les assistants personnels électroniques permettent aux gestionnaires et aux autres décideurs de communiquer entre eux et de gérer eux-mêmes les aspects administratifs de leurs fonctions, n'importe où, n'importe quand.

Le rôle traditionnel des secrétaires continuera d'évoluer. Certains postes de secrétariat disparaîtront alors que d'autres seront convertis ou deviendront spécialisés, surtout dans les grandes entreprises. Les secrétaires, de plus en plus, fourniront des services de soutien à des équipes plutôt qu'à des individus. Même si la croissance générale devait être restreinte, la grande taille de ce groupe professionnel fait en sorte que les occasions d'emploi seront fréquentes en raison du roulement du personnel et des départs à la retraite.

Les emplois de secrétaire sont répartis plus également à l'échelle de la province. Ce groupe professionnel est présent dans tous les principaux secteurs d'activités, tant publics que privés.

Retour au haut